Unzuordnbare Nachrichten
In diesem Bereich werden alle eingehenden E-Mails aufgelistet, die vom System keiner bestehenden Fallakte automatisch zugeordnet werden konnten.
Hintergrund der Zuordnung
Ombudesk nutzt eine eindeutige Tracking-ID im Betreff der E-Mails, um diese automatisch dem richtigen Verfahren zuzuweisen. Wenn eine E-Mail ohne eine solche ID eingeht oder die ID nicht erkannt werden kann, landet die Nachricht in dieser Übersicht.
Funktionen und Bedienung
E-Mail-Tabelle
Die Tabelle zeigt alle relevanten Informationen zur eingegangenen Nachricht:
- Absender: Name und E-Mail-Adresse des Absenders.
- Betreff: Der Betreff der E-Mail.
- Empfangen am: Zeitpunkt des E-Mail-Eingangs.
Manuelle Zuordnung
Der Zweck dieser Ansicht ist es, die Nachrichten manuell zu prüfen und ggf. einem bestehenden Fall zuzuweisen oder einen neuen Fall daraus zu erstellen.
- Nachricht prüfen: Durch Klick auf die Zeile können Sie den Inhalt der E-Mail einsehen.
- Zu Fall zuordnen: Sie können eine Aktenzahl suchen und die E-Mail dieser Akte manuell hinzufügen.
- Neuen Fall anlegen: Wenn die E-Mail einen neuen Schlichtungsantrag darstellt, können Sie direkt aus der Nachricht heraus die manuelle Fallanlage starten.
Bereinigung
Nachrichten, die keine Relevanz für die Schlichtungsstelle haben (z. B. Spam oder allgemeine Anfragen), können aus dieser Liste gelöscht werden, um die Übersichtlichkeit zu wahren.