Die digitale Fallakte
Die digitale Fallakte ist das Herzstück von Ombudesk. Hier werden alle Informationen, Dokumente und Kommunikationsvorgänge zu einem Schlichtungsverfahren zentral zusammengeführt.
Aufbau der Fallakte
Sobald Sie einen Fall öffnen, erscheint ein Dialogfenster, das in drei Hauptbereiche unterteilt ist:
- Obere Navigationsleiste (Reiter): Ermöglicht den Wechsel zwischen den verschiedenen Funktionsbereichen (Stammdaten, Dokumente, E-Mails etc.).
- Linke Seitenleiste (Status-Historie): Zeigt den zeitlichen Verlauf der Statusänderungen des Falls an.
- Zentraler Inhaltsbereich: Hier werden die Details zum jeweils ausgewählten Reiter angezeigt.
- Untere Aktionsleiste (Footer): Bietet schnellen Zugriff auf häufig benötigte Funktionen wie das Erstellen von Notizen, den Upload von Dokumenten oder das Verfassen von E-Mails.
Die linke Seitenleiste (Status-Verlauf)
In der Seitenleiste wird jeder Schritt im Lebenszyklus eines Falls dokumentiert. Jede Statusänderung wird als Karte dargestellt, die folgende Informationen enthält:
- Status-Bezeichnung: (z. B. "Neu", "In Bearbeitung", "Abgeschlossen").
- Zeitstempel: Wann wurde der Status gesetzt?
- Bearbeiter: Welcher Benutzer hat die Änderung vorgenommen?
Die untere Aktionsleiste (Schnellzugriff)
Unabhängig davon, welchen Reiter Sie gerade angewählt haben, stehen Ihnen im unteren Bereich folgende Funktionen zur Verfügung:
- Frist setzen: Öffnet einen Dialog zur Erstellung einer neuen Frist.
- Notiz erstellen: Ermöglicht das schnelle Hinzufügen einer internen Bemerkung.
- Dokument hochladen: Startet den Upload-Dialog für neue Dateien.
- E-Mail verfassen: Öffnet den E-Mail-Editor zum Schreiben einer Nachricht.
- Status ändern: Ermöglicht den Übergang des Falls in die nächste Prozessphase.
- Speichern: Sichert alle vorgenommenen Änderungen in den Stammdaten oder Details.
Verfügbare Reiter in der Fallakte
- Info: Verwaltung der Basisdaten und Zuständigkeiten.
- Antragsteller: Zentrale Verwaltung der beschwerdeführenden Personen.
- Antragsgegner: Zentrale Verwaltung der betroffenen Unternehmen.
- Details: Erfassung spezifischer Verfahrensmerkmale und benutzerdefinierter Datenfelder.
- Verlauf: Chronologische Auflistung aller Systemereignisse und Nachrichten.
- Notizen: Verwaltung interner Kommentare und Arbeitshinweise.
- Dokumente: Zentrale Ablage für alle hochgeladenen oder generierten Dateien.
- E-Mails: Komplette Übersicht und Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs.
- KI-Zusammenfassung: (Optional) Eine durch künstliche Intelligenz erstellte Kurzübersicht des Fallinhalts.