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Suche

Sie haben drei Möglichkeiten, um in OmbuDesk zu suchen:

  1. Die globale Suche (rot umrandet am Kopf der Anwendung)
  2. Die Filtersuche (die rot umrandete Lupe in der linken Navigation)
  3. Die Ähnlichkeitssuche (das rot umrandete offene Dreieck in der linken Navigation)

Das Bild zeigt den Ort aller 3 Suchfunktionen in OmbuDesk. Die globale Suche ist oben rot umrandet, die Filtersuche und Ähnlichkeitssuche sind links in der Navigation rot umrandet.

Globale Suche​

Die globale Suche ist ein mächtiges Werkzeug, um per Freitextsuche alle Daten in OmbuDesk zu durchsuchen.

Welche Inhalte werden von der globalen Suche durchsucht?​

Die globale Suche funktioniert für die folgenden Informationen in Ihrem gesamten Datensatz:

  • Nachrichten: Betreff und Inhalt werden durchsucht.
  • Dokumente: Dokumentbezeichnungen und der gesamte Inhalt werden durchsucht.
  • Notizen: Bezeichnungen und Inhalte aller Notizen werden durchsucht.
  • Fristen: Namen der Fristen werden durchsucht.
  • Tags: Vergebene Tags werden durchsucht.

Wie funktioniert die globale Suche?​

Die globale Suche ist eine integrierte Suchmaschine.

In der Nutzung verhält sich die globale Suche ähnlich wie gängige Suchmaschinen, die Sie gewohnt sind, bspw. Google.

Sie können mit den folgenden Suchbefehlen Ihre Suche verfeinern:

Das Bild zeigt die Suchhinweise für die globale Suche, mit der die Nutzer Ihre Suche verfeinern können

Wie werden Ihre Suchergebnisse aufbereitet?​

Das Bild zeigt beispielhafte Suchergebnisse für das Wort "Text". OmbuDesk hebt das gefundene Wort bei allen Ergebnissen gelb hervor und die Ergebnisse werden gruppiert nach Art der Ergebnisse angezeigt.

  1. Die Anwendung markiert den/die gesuchten Begriffe gelb bei jedem Ihrer Treffer.
  2. Die Anwendung gruppiert Ihre Treffer nach Art der gefundenen Inhalte (Dokumente, Nachrichten, Fristen, etc.)

Wie navigieren Sie zu den gefundenen Treffern Ihrer Suche?​

Sie können jedes Suchergebnis per Klick aufrufen.

Wenn Sie ein Suchergebnis anklicken, wird direkt die verknüpfte Akte geöffnet und der Treffer wird gelb umrandet.

Das Bild zeigt eine, über die globale Suche geöffnete Akte, in welcher der gefundene Inhalt gelb markiert wurde.

Filtersuche​

Die Filtersuche ermöglicht Ihnen mit Filtern bzw. Bedingungen Ihren gesamten Datensatz zu durchsuchen.

Das Bild zeigt die Filersuche als Ansicht und die Filtersuche ist in der linken Navigationsleiste rot umrandet.

Wie funktioniert die Filtersuche?​

Sie können sowohl die Stammdaten-Felder als auch die selbstdefinierten Felder als Filterbedingungen nutzen.

Damit stehen Ihnen Felder bspw. Felder zur Verfügung wie:

  1. Erstellungsdatum, Fallstatus, Branche, Unterbranche, Tags, Bearbeiter:in, Schlichterin, etc.

  2. Ablehnungsgrund, Spezialverfahren und Ergebnis der Vermittlung.

In der Praxis sind also fast alle Felder einer Akte mögliche Suchfilter. Das gibt Ihnen große Flexibilität und viele Möglichkeit bei der Filterung Ihres Datensatzes.

Hier ein Beispiel:

Wenn Sie alle offenen Fälle für eine bestimmte Branche, bspw. Dienstleistungen, sehen möchten, dann erreichen Sie das mit folgenden Einstellungen:

Das Bild zeigt die Filtersuche mit den Bedingungen Fallstatus, alle Fallstatus, die noch nicht abgeschlossen sind und in der Branche nur Dienstleistungen

Mit diesen Einstellungen erfassen Sie alle Status eines Falls, die nicht abgeschlossen sind und als Branche nur die Dienstleistungen. Das Ergebnis sind alle offenen Fälle in dem Dienstleistungssektor:

Das Bild zeigt das Ergebnis der Filtersuche nach offenen Fällen in der Filter-Suchen-Ansicht.

In diesem Beispiel können Sie sehen, das neben dem Namen des Filters am Kopf der Anwendung, die Anzahl der gefundenen Fälle angezeigt wird mit "Akten: 4".

Welche Aktionen stehen Ihnen in der Filtersuche zur Verfügung?​

Sie können jederzeit eine neue Suche bzw. einen neuen Filter anlegen über die grüne Schaltfläche "Neuen Filter hinzufügen" am linken, oberen Rand der Ansicht.

Das Bild zeigt den Button, um neue Filtersuchen anzulegen und einige gespeicherte Filtersuchen

Wenn Sie den Button anklicken, können Sie einen Namen für die neue Suche vergeben und die Filteroptionen Ihrer Wahl ergänzen. Außerdem können Sie definieren, ob die neue Suche Global (für jeden sichtbar) oder Eigene (nur für Sie sichtbar) sein soll.

Neue_Filtersuche_Anlegen.png

Am rechten Rand des Fensters finden Sie zusätzliche Aktionen, die Ihnen Folgendes ermöglichen:

  1. Alle Daten herunterladen: Erstellen Sie per Klick einen Excel-Export aller gefundenen Akten mit dem grünen Dokumenten-Button.
  2. Massen-Aktionen: Wenden Sie "Fallstatus ändern" bzw. "Zuständigkeitswechsel" für alle von Ihnen markierten Suchergebnisse über den grünen Aktionsbutton an.
  3. Akte öffnen: Öffnen Sie über das grüne Pfeil-Symbol einen gefundenen Schlichtungsantrag Ihrer Filtersuche.

Das Bild zeigt verfügbare Aktionen in der Filtersuche (Daten herunterladen als grüne Schaltfläche mit dem Dokument darauf; Massen-Aktioenn über die grüne Schaltfläche "Aktionen"; Fallakte öffnen über das grüne Pfeil-Symbol.)

Außerdem können Sie jede gespeicherte Filtersuche jederzeit bearbeiten über das grüne Stift-Symbol am rechten äußeren Rand der Ansicht.

Sie können dann die Filterbedingungen anpassen, die Suche löschen, die Suche mit den aktuellen Einstellungen durchführen und die Sichtbarkeit (Global/Eigene) verändern:

Das Bild zeigt die Bearbeitung von gespeicherten Suchen über das rot umrandete Stift-Symbol. Zusätzlich zeigt das Bild die möglichen Veränderungen, die in der Zeile zuvor angeführt sind.

Welche Informationen sehen Sie für die Suchergebnisse einer Filtersuche?​

Wenn Sie eine Filtersuche durchführen, werden Ihnen folgende Informationen tabellarisch aufgelistet zu den entsprechenden Fallakten / Fällen:

  1. Aktenzahl
  2. Erstellungsdatum & Abschlussdatum
  3. Fallbearbeiter:in, Co-Bearbeiter:in & Schlichter:in
  4. Status und Unterstatus
  5. Antragssteller:in + E-Mail
  6. Vertreter:in
  7. Antragsgegner:in
  8. Sachverständige
  9. Branche & Unterbranche

Was macht die Filtersuche besonders nützlich für Ihre Schlichtungsstelle?​

Die Filtersuche ist eine mächtige Suchfunktion, weil Sie alle Suchparameter selbst nach Ihren Wünschen anpassen können. Außerdem können Sie jede so angelegte Suche speichern und per Klick, auf eine hinterlegte Suche, sofort wiederholen.

Die Filtersuche ist außerdem verknüpft mit Ihrer Übersicht, um wichtige Kennzahlen für Ihre Schlichtungsstelle automatisch zu visualisieren. Mehr dazu finden Sie unter Übersicht.

Ähnlichkeitssuche​

Die Ähnlichkeitssuche ermöglicht Ihnen ähnliche Fälle in Ihrem gesamten Datensatz zu finden.

Das Bild zeigt die Ansicht der Ähnlichkeitssuche, die auch in der linken Navigationsleiste rot umrandet ist.

Wie funktioniert die Ähnlichkeitssuche?​

Anders als die globale Suche und die Filtersuche bezieht sich die Ähnlichkeitssuche nicht auf durchsuchbare Daten bzw. verschiedene Fallattribute.

Die Ähnlichkeitssuche nutzt Fallzusammenfassungen Ihrer Akten, um mithilfe von KI einen Kontext herzustellen und so ähnliche Fälle zu finden.

Wie können Sie die Ähnlichkeitssuche nutzen?​

Sie können entweder ...

... das Freitextfeld nutzen, um ähnliche Fälle zu Begriffen Ihrer Wahl zu finden.

Das Bild zeigt die Ähnlichkeitssuche mit dem Wort "Mietzins", wo verwandte Fälle angezeigt werden und der entsprechende Inhalt hervorgehoben ist.png

... oder die Ähnlichkeitssuche innerhalb einer digitalen Fallakte aufrufen, um ähnliche Fälle zu dem geöffneten Fall zu finden.

Das Bild zeigt eine digitale Fallakte, in der die Ähnlichkeitssuche als Schnellaktion rot umrandet ist.

In diesem Beispiel handelt es sich um einen Schlichtungsantrag in der Branche Online-Shopping, der mit Unzufriedenheit bezüglich der erhaltenen Ware zu tun hat.

Die Ähnlichkeitssuche findet nun relevante & ähnliche Fälle, in denen es um Reklamationen geht:

Ergebnis_Aehnlichkeitssuche_Fallakte.png

Welche Aktionen stehen Ihnen in der Ansicht der Ähnlichkeitssuche zur Verfügung?​

Die Ähnlichkeitssuche öffnet sich immer in einem neuen Fenster. Sie können von dort aus, über den grünen Pfeil am rechten Rand, zu den gefundenen, ähnlichen Fällen navigieren.

Welche Informationen werden Ihnen angezeigt für die gefundenen Fälle?​

Sie können die tabellarischen Informationen über die Spaltenauswahl jederzeit anpassen und so wichtige Informationen für Sie herausfiltern.

Das Bild zeigt die Spaltenauswahl für die Ähnlichkeitssuche, welche Informationen hinzufügt oder subtrahiert - je nach Auswahlstatus

Folgende Informationsspalten können von Ihnen so für die Anzeige ausgewählt bzw. deselektiert werden:

  1. Fallkürzel
  2. Erstellungsdatum
  3. Abschlussdatum
  4. Schlichter:in, Bearbeiter:in und Co-Bearbeiter:in
  5. Branche und Unterbranche
  6. Status und Unterstatus
  7. Name Antragsgegner:in, -gegner:in und Vertretungen
  8. Berichtsrelevanz
  9. Tags