Willkommen bei Ombudesk

Ombudesk ist eine moderne Schlichtungssoftware bzw. ein -tool, dass zur effizienten Verwaltung und Bearbeitung von Schlichtungsanträgen dient. Dieses Handbuch beschreibt OmbuDesk aus der Sicht des/der Anwender:innen.

Kernfunktionen

Ombudesk bildet den gesamten Ablauf eines Schlichtungsverfahrens, samt Antragsstellung und Portallösung für externe Partein ab. Hier sehen Sie eine Übersicht der Funktionalität für Sachbearbeiter:innen bzw. Schlichter:innen:

• Digitale Fallakten: Zentrale Ansicht einer digitalen Fallakte, samt Daten, Kommunikation, Verlauf & mehr.
• Integrierte Kommunikation: Vollständige Abwicklung der gesamten Kommunikation direkt in OmbuDesk.
• Dokumentenmanagement: Übersichtliche Verwaltung aller Stammdaten & des Schriftverkehers samt Dokumenten.
• Fristen-Monitoring: Automatische Überwachung und Erinnerung an gesetzte Fristen für Antragssteller:innen, -gegner:innen und, bei Bedarf, internen Bearbeitungsfristen.
• Statistik und Berichte: Generierung von statistischen Auswertungen, Kennzahlen und deren Visualisierung auf Knopfdruck.

Struktur des Handbuchs

Das Handbuch folgt der Struktur der Anwendung:

1. Dashboard: Übersicht über wichtige Kennzahlen, neue Anträge & Nachrichten, sowie Fristen & Genehmigungen.
2. Fallübersicht: Vollständige Liste aller Schlichtungsanträge.
3. Fallbearbeitung (Akte): Detaillierte Beschreibung der digitalen Fallakte und Bearbeitungsfunktionen.
4. Antragsteller: Zentrale Verwaltung der Antragssteller:innen.
5. Antragsgegner: Zentrale Verwaltung der Antragsgegner:innen.
6. Fristen: Zentrale Ansicht aller Fristen der Schlichtungs- bzw. Ombudsstelle.
7. Unzuordnbare Nachrichten: Verwaltung von Nachrichten, die keinem Fall zugeordnet werden können.
8. Suche: Suchfunktionen, die einerseits alle Daten durchsuchen und andererseits mit Filtern eingeschränkt werden können.
9. Reports: Erstellung von vorkonfigurierten Statistiken und Datenexporten.
10. Einstellungen: Admin-Bereich, der die Anpassung vieler unterschiedlicher Funktionen, Felder und Co. zulässt.

Das Handbuch konzentriert sich darauf, die Nutzung für alle Anwender:innen möglichst einfach zu machen durch Beschreibungen in verständlicher Sprache und mithilfe von Bildern direkt aus OmbuDesk.