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Unzuordenbare Nachrichten

In diesem Bereich werden alle eingehenden Nachrichten bzw. E-Mails aufgelistet, die von OmbuDesk nicht automatisch einem Fall zugeordnet werden konnten.

Das Bild zeigt die unzuordnbare Nachrichten und der Reiter ist in der linken Navigationsleiste rot umrandet.

Wie funktioniert die automatische Zuordnung von OmbuDesk?​

Wenn Ihre Antragssteller:innen einen neuen Schlichtungsantrag übermitteln, dann erhält dieser Fall eine eindeutige Fallnummer bspw. 123-XY-DE.

Sobald eine neue Nachricht mit einer eindeutigen Fallnummer eingeht, ordnet OmbuDesk die Nachricht dem entsprechenden Fall zu.

Das gilt sowohl für Nachrichten Ihrer Antragssteller:innen als auch -gegner:innen, sowie anderen Parteien wie bspw. Sachverständigen.

In welchen Fällen funktioniert die automatische Zuordnung nicht?​

Die automatische Zuordnung von Nachrichten ist sehr verlässlich, kann aber in Ausnahmefällen nicht funktionieren, wenn:

  1. Eine Nachricht ohne eindeutige Fallnummer an Sie versendet wird UND der/die Absender:in an mehr als einem offenen Fall bei Ihnen beteiligt ist.

  2. Eine E-Mail an Ihre Schlichtungs-E-Mail versendet wird, aber der/die Absender:in noch gänzlich unbekannt.

  3. Eine Nachricht mehr als eine eindeutige Fallnummer enthält und deshalb die automatische Zuordnung nicht funktioniert.

Wann erscheint eine Nachricht unter "unzuordenbare Nachricht"?​

Eine neue Nachricht wird unter unzuordenbare Nachrichten angezeigt, wenn eine der drei Szenarien erfüllt ist, weshalb eine Nachricht nicht automatisch zugeordnet werden kann.

Welche Möglichkeiten haben Sie, um eine unzuordenbare Nachricht zu verarbeiten?​

Wenn Sie eine unzuordenbare Nachricht erhalten, können Sie entweder:

  1. Die Nachricht mit einem bestehenden Fall verknüpfen, wenn Sie wissen, um welchen aktiven Fall es sich handelt.

    • Das Symbol hierfür ist das blaue Büroklammer-Symbol.

  2. Aus der Nachricht einen neuen Fall erstellen, wenn der/die Absender:in noch unbekannt ist.

    • Das Symbol hierfür ist das blaue Büroklammer-Symbol mit dem Plus-Symbol.

  3. Die Nachricht löschen, wenn darin keine relevanten Informationen für Ihre Schlichtungsstelle enthalten sind.

    • Das Symbol hierfür ist der rote Mülleimer.

Das Bild zeigt die möglichen Aktionen für unzordenbare Nachrichten

Welche Informationen werden Ihnen in dieser Ansicht angezeigt?​

Das Bild zeigt alle Informationsfelder, die in unzurdenbare Nachrichten angezeigt werden und die Felder sind rot umrandet.

Sie sehen in der unzuordenbaren Nachrichten Ansicht immer alle relevanten Informationen über eine Nachricht bzw. E-Mail:

  • Name: Der Name des/der Absender:in
  • Absender:in/Empfänger:in: Der Name des/der Absender:in / Empfänger:in
  • Betreff: Der Betreff der E-Mail.
  • Empfangen am / Gesendet am: Zeitpunkt des E-Mail-Eingangs bzw. des E-Mail-Empfangs.
  • *Gelesen: Anzeige, ob die Nachricht bereits gelesen worden ist.

Welche Filter- bzw. Suchfunktionen stehen Ihnen in dieser Ansicht zur Verfügung?​

Das Bild zeigt alle Such- bzw. Filterfunktionen rot umrandet in unzordenbare Nachrichten.

Sie können einerseits per Freitextsuche die Absender:innen/Empfänger:innen und den Betreff filtern bzw. durchsuchen.

Andererseits können Sie per Datumsfilter das Sende- bzw. Empfangsdatum als Filter- bzw. Suchfeld nutzen.

Außerdem können Sie die angezeigten Datenfelder nach Belieben verändern.

Hierfür können Sie die angezeigten Spalten auswählen bzw. deselektieren:

Das Bild zeigt alle Filter- bzw. Suchfunktionen in unzuordenbare Nachrichten und wie damit die Spaltenansicht der Tabelle manipuliert werden kann.