Vorlagen und Textbausteine

Um die Korrespondenz effizient und einheitlich zu gestalten, bietet Ombudesk eine Verwaltung für E-Mail-Vorlagen, Textbausteine und Standard-Dokumente.

E-Mail-Vorlagen

Im Menüpunkt E-Mail-Vorlagen verwalten Sie vollständige Nachrichten-Gerüste.

Bestandteile einer Vorlage:

• Name: Interne Bezeichnung (z. B. "Eingangsbestätigung").
• Betreff: Der Betreff der E-Mail, inklusive der automatischen Tracking-ID.
• Inhalt: Der eigentliche Nachrichtentext. Sie können hier Formatierungen (Fett, Kursiv, Listen) verwenden.
• Platzhalter: Das wichtigste Werkzeug. Nutzen Sie Variablen wie [[ANTRAGSTELLER_NAME]] oder [[AKTENZAHL]]. Das System ersetzt diese beim Erstellen der E-Mail automatisch durch die echten Daten aus dem Fall.

Textbausteine

Textbausteine (zu finden unter Administration > Textbausteine) sind kleinere Fragmente, die in verschiedene E-Mails eingefügt werden können (z. B. eine Rechtsbehelfsbelehrung oder eine Standard-Grußformel).

Vorteile:

• Zentrale Pflege: Ändern Sie einen Textbaustein einmal in der Verwaltung, und die Änderung ist sofort in allen Vorlagen wirksam, die diesen Baustein verwenden.
• Konsistenz: Stellen Sie sicher, dass rechtlich relevante Formulierungen in allen Schreiben identisch sind.

Standard-Dokumente

Neben E-Mails können Sie unter Standard-Dokumente auch Dateivorlagen (z. B. für Schlichtungssprüche oder Bestätigungsschreiben) hinterlegen. Diese können direkt in der Fallakte generiert und mit den entsprechenden Falldaten befüllt werden.

Tipps für Administratoren

• Testen Sie neue Vorlagen immer mit einem Testfall, um sicherzustellen, dass alle Platzhalter korrekt ersetzt werden.
• Nutzen Sie Kategorien für Vorlagen, damit Bearbeiter im E-Mail-Editor schnell die passende Vorlage finden (z. B. "Phase: Prüfung", "Phase: Abschluss").