Fallübersicht
Die Fallsuche ist das zentrale Werkzeug, um bestehende Verfahren im System schnell zu finden und zu bearbeiten. Sie bietet sowohl eine globale Übersicht als auch detaillierte Filtermöglichkeiten.
Übersicht "Alle Fälle"
Über den Menüpunkt Fallübersicht gelangen Sie zur Gesamtübersicht aller im System registrierten Fälle. Diese Ansicht verwendet die Standard-Tabellenstruktur von Ombudesk und bietet folgende Funktionen:
Globale Tabellenfunktionen
- Spaltenkonfiguration: Über die Schaltfläche oben links können Sie festlegen, welche Informationen in der Ergebnisliste angezeigt werden sollen (z. B. Aktenzahl, Status, Antragsteller, Branche).
- Sortierung: Durch Klick auf die Spaltenüberschriften können Sie die Liste sortieren (z. B. nach dem neuesten Erstellungsdatum).
Filtern und Finden
Um die Liste gezielt einzuschränken, stehen Ihnen unterhalb der Spaltenüberschriften verschiedene Filterfelder zur Verfügung:
- Volltextsuche: In Textfeldern wie "Aktenzahl" oder "Antragsteller" können Sie nach Namen oder Nummern suchen. Die Suche erfolgt bereits während der Eingabe.
- Datumsfilter: Bei Datumsfeldern (z. B. "Erstellt am") öffnet sich ein Kalender-Dialog, mit dem Sie Zeiträume eingrenzen können.
- Dropdown-Filter: Bei Feldern wie "Status" oder "Branche" können Sie aus einer Liste vordefinierter Werte wählen.
- Rollen-Filter: Oberhalb der Tabelle finden Sie Checkboxen (z. B. "Wo ich Fallverantwortlicher bin"), um nur Fälle anzuzeigen, an denen Sie persönlich beteiligt sind.
Manueller Fall-Export
In der Suchansicht haben Sie oft die Möglichkeit, die gefilterte Liste für weitere Auswertungen zu exportieren (z. B. als Excel- oder PDF-Datei), sofern diese Funktion für Ihre Benutzerrolle freigeschaltet ist.
Manuelle Fallanlage
Falls ein Schlichtungsantrag nicht über das Online-Formular, sondern beispielsweise per Post oder Telefon eingeht, können Sie diesen manuell erfassen:
- Klicken Sie in der Suchübersicht auf die Schaltfläche Fall manuell erstellen.
- Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Basisdaten (Antragsteller, Branche, Eingangsdatum) erfassen können.
- Nach dem Speichern wird eine neue Aktenzahl vergeben und die digitale Fallakte öffnet sich zur weiteren Bearbeitung.
Navigation zu weiteren Suchfunktionen
Zusätzlich zur tabellarischen Suche bietet Ombudesk spezialisierte Suchfunktionen:
- Volltextsuche: Durchsucht Inhalte von E-Mails, Notizen und Dokumenten.