Verlauf, Notizen & Fristen
Diese Bereiche dienen der internen Dokumentation und der zeitlichen Steuerung des Schlichtungsverfahrens.
Der Reiter "Verlauf" (History)
Der Verlauf bietet eine lückenlose chronologische Dokumentation aller Ereignisse, die den Fall betreffen. Hierzu zählen:
- Statusänderungen: Wer hat wann den Status des Falls geändert?
- E-Mail-Verkehr: Ein- und Ausgänge von Nachrichten werden hier ebenfalls gelistet.
- Dokumenten-Aktionen: Wann wurde ein Dokument hochgeladen oder gelöscht?
- Fristen: Erstellung und Ablauf von Fristen.
Durch Klick auf einen Eintrag im Verlauf können Sie oft direkt zum entsprechenden Element (z. B. zur E-Mail) springen.
Der Reiter "Notizen"
Hier können interne Anmerkungen gespeichert werden, die nicht für die Parteien (Antragsteller/Gegenseite) sichtbar sind.
- Notiz erstellen: Nutzen Sie die Schaltfläche im Footer oder direkt im Reiter.
- Inhalt: Notizen können als einfacher Text oder mit Formatierungen (Rich Text) erstellt werden.
- Bearbeiten/Löschen: Eigene Notizen können nachträglich angepasst oder entfernt werden.
Fristenverwaltung
Fristen sind ein zentrales Werkzeug, um die Bearbeitungsdauer im Blick zu behalten.
Eine Frist setzen
Über die Schaltfläche Frist setzen im Footer können Sie eine neue Frist definieren:
- Datum: Bis wann muss die Aktion erledigt sein?
- Beschreibung: Was genau soll bis zu diesem Datum passieren (z. B. "Warten auf Stellungnahme Gegenseite")?
- Erinnerung: Das System zeigt abgelaufene Fristen automatisch im Dashboard an.
Fristen bearbeiten
Im Reiter "Verlauf" oder in speziellen Fristen-Ansichten können bestehende Fristen verlängert oder als erledigt markiert werden.
KI-Zusammenfassung (Optional)
Falls das Modul für Künstliche Intelligenz aktiviert ist, finden Sie einen Reiter KI-Zusammenfassung.
- Funktion: Die KI analysiert den Inhalt des Falls (Stammdaten, Nachrichten, Dokumente) und erstellt eine kurze, sachliche Zusammenfassung.
- Vorteil: Besonders bei umfangreichen Akten erhalten neue Mitbearbeiter oder Schlichter so einen sehr schnellen Überblick über den Kern des Streits.
- Hinweis: Die Zusammenfassung wird regelmäßig aktualisiert, sobald neue wichtige Informationen zum Fall hinzugefügt werden.