Korrespondenz & E-Mails

Im Reiter E-Mails wird die gesamte schriftliche Kommunikation des Schlichtungsverfahrens abgewickelt. Ombudesk integriert ein vollständiges E-Mail-System, das Nachrichten automatisch den richtigen Fällen zuordnet.

Die E-Mail-Übersicht

In diesem Reiter sehen Sie alle ein- und ausgehenden Nachrichten chronologisch sortiert. Jede E-Mail wird als Karte mit folgenden Informationen dargestellt:

• Absender / Empfänger: Namen und E-Mail-Adressen der Beteiligten.
• Betreff: Das Thema der Nachricht.
• Zeitstempel: Wann die E-Mail gesendet oder empfangen wurde.
• Status-Badge: Zeigt den aktuellen Zustand der Nachricht an (z. B. "Entwurf", "Gesendet", "Wartet auf Freigabe").
• Anhänge: Falls vorhanden, werden Büroklammer-Symbole mit den Dateinamen angezeigt.

E-Mails verfassen

Über die Schaltfläche E-Mail verfassen im Footer oder per Klick auf Antworten bei einer eingegangenen Nachricht öffnet sich der E-Mail-Editor.

Funktionen des Editors:

1. Empfängerauswahl: Wählen Sie aus den im Reiter "Info" hinterlegten Beteiligten (Antragsteller, Gegenseite, Vertreter) aus.
2. Vorlagen nutzen: Greifen Sie auf vordefinierte Textbausteine zu, um Standardnachrichten (z. B. Eingangsbestätigungen) schnell zu erstellen. Platzhalter wie [Name Antragsteller] werden automatisch befüllt.
3. Anhänge hinzufügen: Wählen Sie Dokumente aus der Fallakte aus oder laden Sie neue Dateien von Ihrem Computer hoch, um sie der E-Mail beizufügen.
4. Als Entwurf speichern: Sichern Sie Ihren aktuellen Stand, um die Bearbeitung später fortzusetzen.

Der Freigabe-Workflow

Falls in Ihrer Organisation eine Prüfung von Nachrichten vorgesehen ist, können Sie eine E-Mail zur Freigabe vorlegen.

• Die Nachricht erscheint dann im Dashboard Ihres Vorgesetzten oder Kollegen unter dem Reiter Freigaben.
• Erst nach erfolgter Freigabe wird die E-Mail tatsächlich versendet.
• Wird die Freigabe abgelehnt, erhalten Sie die Nachricht mit einem Korrekturhinweis zurück.

Automatische Zuordnung (Tracking-ID)

Jede aus Ombudesk versendete E-Mail erhält im Betreff eine eindeutige Kennung (z. B. [#12345]).

• Antwortet ein Empfänger auf diese E-Mail, erkennt das System diese Kennung.
• Die eingehende E-Mail wird automatisch der richtigen digitalen Akte zugeordnet.
• Sie werden über das Dashboard (Reiter "Neue Nachrichten") über den Eingang informiert.

Nachrichten verwalten

• Favoriten: Markieren Sie wichtige Nachrichten mit einem Stern, um sie in der Liste hervorzuheben.
• Löschen: Je nach Berechtigung können Nachrichten gelöscht oder zur Löschung markiert werden (Datenschutzkonformität).