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Emails / Nachrichten

In der E-Mail-Ansicht finden Sie die gesamte Kommunikation an einem Ort.

Denn hier bündelt OmbuDesk alle E-Mails bzw. Nachrichten, die Sie, Antragssteller:innen und -gegner:innen versendet haben.

Das Bild zeigt die E-Mail-Ansicht in der digitalen Fallakte von OmbuDesk. Der E-Mail-Reiter ist rot umrandet.

Welche Informationen sehen Sie auf einen Blick im E-Mail-Reiter?​

Das Bild zeigt die kleinste Darstellungsform des E-Mail-Reiters.

Folgende Informationen finden Sie in jeder Darstellungsform Ihrer E-Mails/Nachrichten:

Datenfelder:

  • Datum/Uhrzeit: Datum und Uhrzeit werden für jede Nachricht festgehalten.
  • Sender/Empfänger: Sender:in und Empfänger:innen werden per Adresse angezeigt.

Symbol-Anzeigen:

  • Favorit: Das Sternsymbol zeigt, ob Sie eine Nachricht als Favorit markiert haben.
  • Kommunikationsrichtung: Die Piktogramme zeigen Ihnen, wer Sender:in und wer Empfänger:in einer Nachricht gewesen ist.
  • Gelesen/Ungelesen: Das Brief-Symbol zeigt, ob Sie eine Nachricht gelesen (offener Brief) oder noch nicht gelesen haben (geschlossener Brief).
  • Gesendet/Entwurf/Genehmigung Das grüne Häkchen bedeutet, dass die E-Mail versendet wurde, der orange Stift, dass es sich um einen Entwurf handelt und das blaue Fragezeichen, dass ein Entwurf zur Genehmigung vorliegt.

Verfügbare Aktionen:

  • Nachricht löschen/öffnen: Jedes Kärtchen hat am rechten Rand das rote Symbol für "Löschen" und das blaue Symbol für "Öffnen".

Folgende Felder kommen hinzu, wenn Sie die mittlere Anzeigegröße wählen:​

Das Bild zeigt die mittel-große Darstellungsform des E-Mail-Reiters

  • Betreff: Der Betreff von Nachrichten.
  • Sichtbarkeit Sie können die Sichtbarkeit einer Nachricht für beide Parteien per Klick verändern.
  • Gelesen Sie können eine Nachricht als gelesen markieren, indem Sie das Kästchen anklicken.
  • Anhänge: Sie sehen angehängte Dateien am linken, unteren Rand jedes Kärtchens.

Wenn Sie die größte Darstellungsform wählen, dann sehen Sie auch folgende Elemente:​

Das Bild zeigt die größte Darstellungsform des E-Mail-Reiters

  • Vorschau: Der Inhalt jeder Nachricht/E-Mail wird Ihnen direkt in der Karte angezeigt.
  • Antworten: Sie können mit dem orangen Pfeil am rechten Rand auf Nachrichten antworten.
  • Allen Antworten: Sie können mit dem blauen Mehrfachpfeil darunter allen antworten.

Wie werden Nachrichten dem richtigen Fall zugeordnet?​

Jeder Fall enthält eine eindeutige Fallnummer, die bei der Erstellung generiert wird.

Diese Fallnummer ist beim Verfassen von Nachrichten an einer Partei immer korrekt vorbefüllt. Wenn Beteiligte Ihnen also antworten, erkennt OmbuDesk an der versendeten Identifikationsnummer den richtigen Fall.

Wenn Sie das Portal für Ihre Antragssteller:innen und -gegner:innen nutzen, dann ordnet OmbuDesk darüber geschriebene Nachrichten automatisch dem richtigen Fall zu.

Falls eine Partei Ihnen manuell eine E-Mail schickt, ohne die Fallnummer anzugeben, aber die E-Mail-Adresse bereits bekannt ist, dann ordnet OmbuDesk die Nachricht dem richtigen Fall zu.

Sollte eine Partei eine E-Mail schicken, ohne die Fallnummer anzugeben und die E-Mail-Adresse hat mehrere offene Fälle, finden Sie die Nachricht unter Unzuordenbare Nachrichten