Fallstatus
Der Fallstatus ist das zentrale Werkzeug, um einen Schlichtungsantrag entlang Ihrer Prozesse zu bearbeiten. Über die Fallstatus-Einstellungen können Sie Ihre Prozesse vollständig abbilden.
Welche Status sind standardmäßig in OmbuDesk vorkonfiguriert?
Sie finden folgende Status in OmbuDesk, wenn Sie noch keine Änderungen vorgenommen haben:
- Neuer Antrag
- Abwarten auf Stellungnahme Antragsgegner:in
- Abwarten auf Stellungnahme Antragssteller:in
- Vermittlung
- Abgeschlossen
- Antrag abgelehnt
- Keine Zuständigkeit
- Antragsgegner:in hat nicht teilgenommen
- Verbesserungsvorschlag
Wie passen Sie die Status an Ihre internen Prozesse an?
Klicken Sie auf einen Status aus der Liste, um einen bestehenden Status zu ändern oder erstellen Sie einen neuen Status.
Jeder Status besteht aus vier unterschiedlichen Teilen:
- Grundlegende Informationen
Die grundlegenden Informationen umfassen den Namen des Status, ob der Fall mit dem Status als "Abgeschlossen" gilt.
- Benachrichtigungen
Benachrichtigungen können hinzugefügt werden, um einen Teil Ihrer Kommunikation zu automatisieren, indem Sie E-Mail-Vorlagen an eine oder beide Ihrer Parteien versenden.
Sie können bspw. den Status "Abwarten Stellungnahme Antragsgegner:in" mit einer automatisierten Nachricht an den/die Antragsgegner:in verknüpfen, in welcher diese Partei die grundlegenden Informationen zu dem Schlichtungsgesuch erhält.
- Fristen
Jeder Status kann mit einer automatisierten Frist verknüpft werden. Sobald Sie einen Schlichtungsantrag auf diesen Status ändern, erstellt OmbuDesk die zugehörige Frist.
- Unterstatus
Der Unterstatus bietet Ihnen zusätzliche Flexibilität, um den Status-Wechsel nach Ihren Wünschen zu gestalten.
Auch hier können Sie den E-Mail-Versand und das Anlegen von Fristen automatisieren.
Wichtig: Der Unterstatus überschreibt immer alle Systemaktionen des Status.
Sie können den Unterstatus also nutzen, verschiedene Szenarien abzubilden, die mit einem Status verbunden sind.
Ein Beispiel sind Eskalationsstufen. Sie können bspw. die E-Mail-Vorlagen nach wiederholtem Säumnis bei Fristen im Ton verschärfen und per Unterstatus jeweils die richtige E-Mail-Vorlage verschicken.
So würde Ihre Auswahl beispielhaft aussehen:
Wann gilt ein Fall als "Abgeschlossen"?
Sie können in den Einstellungen für jeden Status entscheiden, ob ein Schlichtungsantrag bei dem Wechsel zu einem bestimmten Status als "Abgeschlossen" gilt.
Wenn Sie noch keine Veränderungen vorgenommen haben, dann gilt ein Fall als abgeschlossen, wenn der Status auf "Abgeschlossen", "Antrag abgelehnt", "Keine Zuständigkeit" oder "Antragsgegner:in hat nicht teilgenommen" gesetzt wird.