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Schnellaktionen

Die Schnellaktionen von OmbuDesk ermöglichen Ihnen einen Schlichtungsantrag effizient zu bearbeiten. Sie finden die Schnellaktionen in der unteren Leiste der digitalen Fallakte.

Das Bild zeigt die digitale Aktenansicht in Ombudesk, wobei unten die Schnellaktionsleiste farblich umrandet ist.

Welche Schnellaktionen stehen Ihnen in der Aktenansicht zur Verfügung?​

Das Bild zeigt die Schnellaktionsleiste in der digitalen Fallansicht.

Wenn Sie sich in der digitalen Aktenansicht von OmbuDesk befinden, stehen Ihnen folgende Schnellaktionen zur Verfügung (von links nach rechts):

  1. Frist setzen: Setzen Sie eine Frist auf ein bestimmtes Datum.
  2. Notiz hinzufügen: Fügen Sie dem Fall eine Notiz hinzu.
  3. Dokument hochladen: Fügen Sie dem Fall ein neues Dokument hinzu.
  4. Nachricht schreiben Versenden Sie eine Nachricht an Ihre Parteien.
  5. Status wechseln: Verändern Sie den Status eines Falls.
  6. KI-Funktionen: Nutzen Sie die KI-Funktionen von OmbuDesk.
  7. Ähnlichkeitssuche: Finden Sie ähnliche Fälle in Ihrem Datensatz.
  8. Speichern: Speichern Sie alle Änderungen an einem Fall.

Wie steigern Sie mit den Schnellaktionen Ihre Effizienz in der Fallbearbeitung?​

Die einzelnen Schnellaktionen sind entweder verknüpft zu anderen Funktionalitäten oder erleichtern Ihnen die Arbeit als eigenständige Funktion.

In Folge finden Sie die genau Funktionsbeschreibung jeder Schnellaktion:

Frist setzen​

Wenn Sie eine neue Frist setzen, können Sie einen Namen vergeben und das Fälligkeitsdatum auswählen.

Das Bild zeigt das Dialogfenster für das Frist-Sezten als Schnellaktion. Name und Fälligkeitsdatum können vergeben werden.

Die so gesetzte Frist erscheint dann im Verlauf Ihrer Akte, in dem Reiter Fristen und falls die Frist abläuft auch in dem Reiter Abgelaufene Fristen im Dashboard.

Diese Verknüpfung zu anderen Datenseiten in OmbuDesk ermöglicht Ihnen jederzeit den Überblick zu behalten über all Ihre Fristen.

Notiz hinzufügen​

Wenn Sie eine neue Notiz zu einem Fall hinzufügen möchten, öffnet sich ein Freitextfeld, in dem Sie Informationen eintragen können. Alle Notizen sind nur für Mitarbeiter:innen Ihrer Schlichtungsstelle sichtbar.

Das Bild zeigt das Dialogfenster, wenn die Schnellaktion "Notiz hinzufügen" angeklickt worden ist. Man sieht ein Freitextfeld und die Auswahl der Kategorie aus "Telefonat" oder "Einfache Notiz".

Die neue Notiz ist dann auch im Verlauf- bzw. Notiz-Reiter der einzelnen Akte einsehbar.

So können Sie jederzeit Informationen mit Ihren Kolleg:innen nachvollziehbar teilen, um Wissenssilos zu einzelnen Fällen zu vermeiden.

Dokument hochladen​

Wenn Sie ein neues Dokument hochladen möchten, können Sie diese Schnellaktion nutzen. Sie können Dokumente einfach hineinziehen oder Ihre Dateien nach dem richtigen Dokument durchsuchen.

Das Bild zeigt das Dialogfenster, nachdem "Dokument hochladen" als Schnellaktion angeklickt worden ist.

Alle so hochgeladenen Dokumente finden sich sowohl im Dokumenten-Reiter als auch zur Schnellauswahl beim Nachrichten schreiben.

Nachricht verfassen​

Wenn Sie eine Nachricht verfassen, dann können Sie alle vordefinierten E-Mail-Vorlagen bzw. Textbausteine nutzen, deren Bearbeitung in den Einstellungen näher beschrieben ist.

Außerdem ähnelt das Dialogfenster für das Nachrichten-Verfassen gängigen E-Mail-Programmen, die Sie bereits gewohnt sind:

Das Bild zeigt den E-Mail-Editor in Ombudesk, der sich über die Nachrichten-Verfassen-Schnellaktion öffnet. Markiert sind die Textvorlagen und das Design des E-Mail-Editors, dass gängigen Editoren ähnelt.

Welche wichtigen Funktionalitäten stehen Ihnen beim Nachrichten-Verfassen zur Verfügung?​

Nachrichten verfassen ist das zentrale Kommunikationswerkzeug in OmbuDesk. Diese Funktion ist zusätzlich an vielen Stellen mit anderen Funktionalitäten verknüpft.

Neben den E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen und Platzhaltern, gibt es eine Reihe von anderen Funktionen, die Sie bei Ihrer Kommunikation unterstützen:

  1. Automatisierte Vorauswahl der Empfänger:innen und der Dokumente

Wenn Sie die Empfänger:innen einer Nachricht befüllen möchten, bietet Ihnen OmbuDesk automatisch hinterlegte E-Mail-Adressen für den spezifischen Fall an.

Ähnlich dazu finden Sie unter "Dokumente auswählen" alle Dokumente, die bereits diesem Schlichtungsantrag zugeordnet worden sind.

Das Bild zeigt die Vorauswahl für Empfänger und beim Nachrichten-Verfassen und die Vorauswahl von Dokumenten, die bereits zur Akte gehören unter "Dokumente auswählen".

  1. Entwürfe und Genehmigungen als Status-Wechsel

Sie können im Nachrichten-Verfassen-Fenster unten rechts die Aktion "Status-Wechsel" wählen.

Das Bild zeigt, wie eine Nachricht auf den Status "Entwurf" oder "Genehmigung" gewechselt werden kann und das entsprechende Dialogfeld.

Wenn Sie eine Nachricht als Entwurf speichern, finden Sie die Nachricht danach im "E-Mail"-Reiter der Akte.

Wenn Sie eine Nachricht auf Genehmigung setzen, erscheint Sie zur Freigabe bei den berechtigten Personen unter Genehmigungen und erscheint im "E-Mail"-Reiter.

Sie können mehr über Genehmigungen im eigenen Abschnitt zu Genehmigungen herausfinden.

Das Bild zeigt ein Entwurf und eine Genehmigung im E-Mail-Reiter der digitalen Fallakte. Die Symbole zur Unterscheidung sind beschrieben.

  1. E-Mail-Entwurf anzeigen

Wenn Sie Textbausteine bzw. Platzhalter in Ihren E-Mails nutzen, werden diese zur besseren Übersicht nicht direkt im E-Mail-Editor ergänzt.

Sie können jederzeit sehen, wie eine E-Mail beim Versenden Ihre Empfänger:innen erreicht, indem Sie die Vorschau (Augen-Symbol) anklicken.

Das Bild zeigt den E-Mail-Editor, indem Textblöcke und Platzhalter markiert sind und die markierte Aktion "Vorschau", um den ergänzten Text zu sichten.

  1. KI-Funktionen

Sie haben im Nachrichten-Verfassen-Fenster jederzeit Zugriff auf die KI-Features von OmbuDesk.

Sie können entweder sich entweder mit dem Chatbot über Details des Falls austauschen oder Texte übersetzen, korrigieren bzw. vereinfachen.

Wenn Sie mehr über die KI-Features erfahren möchten, dann drücken Sie hier auf KI-Features.

Status-Wechsel​

Die wichtigste Schnellaktion, um einen Schlichtungsantrag schrittweise entlang Ihrer Prozesse zu bearbeiten, ist der Status-Wechsel.

Im Einstellungsbereich für den Fallstatus finden Sie die Erklärung, wie Sie die verschiedene Status an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Wenn Sie die Schnellaktion auswählen, öffnet sich ein Dialogfenster, dass eine Auswahlliste aller verfügbaren Status anbietet:

Das Bild zeigt den Status-Wechsel und die Auswahlliste für alle verfügbaren Status.

Sie können jeden Status-Wechsel mit Automatisierungen bezüglich dem E-Mail-Versand und der Fristsetzung verknüpfen.

Sie erhalten dann beim Wechseln eines Status einen Hinweis, welche verknüpften Aktionen OmbuDesk im Hintergrund für Sie ausführt:

Das Bild zeigt den Statuswechsel und den Hinweis, welche verknüpften Aktionen (E-Mail-Versand/Fristsetzung) damit ausgeführt werden.

Ähnlichkeitssuche​

Auch die Ähnlichkeitssuche ist als Schnellaktion in jeder digitalen Fallakte hinterlegt.

Die Ähnlichkeitssuche unterstützt Sie dabei, ähnliche Fälle zu finden, um bereits bewährtes Wissen für Ihren derzeitigen Schlichtungsantrag nutzbar zu machen.

Nähere Informationen zur Verwendung finden Sie im Handbuch unter "Suche" oder indem Sie in der ersten Zeile auf das Wort "Ähnlichkeitssuche" klicken.